Instrucción de Trabajo de Reinscripción	Código: PE-IN-01	
		Referencia a la norma ISO 9001 de requisitos
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1.  Propósito.

Documento  complementario  al  Procedimiento  de  Reinscripción,  que  tiene  como  finalidad  precisar  los requisitos, normas de control interno e instrucciones de trabajo para los trámites de reinscripción.

2.  Alcance.

Aplica a todo trámite de reinscripción del nivel licenciatura y a todo actor del Proceso de Permanencia Escolar que preste este servicio.

3.  Políticas de Operación.

3.1   El  trámite  se  realiza  de  manera  personal,  presentando  identificación  a  satisfacción  del  RTU (De preferencia credencial de estudiante expedida por la universidad), o a través de   un medio alternativo (Ref. 9.17) utilizando la tecnología informática.

3.2  El estudiante puede realizar su trámite mediante un representante (gestor) autorizado. En este caso:

3.2.1 	La reinscripción se realiza por ventanilla ante el RTU.

3.2.2 	Se guarda en expediente escolar del alumno, identificación del gestor.

3.2.3 	Validar comprobante de reinscripción con la firma del gestor y RTU.

3.3  Son requisitos de reinscripción los siguientes:

3.3.1 	Ser alumno de la universidad. (Revise el punto 3.5).

3.3.2 	Estar al corriente de las cuotas escolares o contar con prórroga o exención de pago justificada.

3.3.3 	Haber entregado documentos de ingreso o contar con una concesión justificada.

3.3.4 	Realizar los trámites dentro del período establecido para tal efecto.

3.3.5 	No estar sujeto a sanción por infracción al artículo 55 fracción III del Reglamento Escolar.

3.4  La  asignación  de  horario  y  actividades  académicas  se  encuentra  condicionada  a  los  siguientes requisitos:

3.4.1 	Disponibilidad de la oferta educativa trimestral.

3.4.2 	Disponibilidad de cupo en grupo y turno de preferencia.

3.4.3 	Cumplimiento de prerrequisito o seriación de asignaturas.

3.4.4 	No exceder la carga máxima de 48 créditos.

3.5  Los  aspirantes  de  nuevo  ingreso  que  reúnan  los  requisitos  y  realicen  sus  trámites  de  inscripción adquieren la calidad de alumnos.

La calidad de alumno se pierde:

3.5.1 	Por conclusión del programa educativo.

3.5.2 	Por renuncia expresa a la universidad.

3.5.3 	Por interrupción de los estudios durante seis trimestres consecutivos.

3.5.4 	Por vencimiento del plazo máximo establecido para cursar los estudios (ocho años a partir de la fecha de ingreso).

CONTROL DE EMISIÓN:	
	Elaboró:	Autorizó:	
Nombre y puesto	Sofía Nereyda Leal Miranda
Jefe Depto.  Certificación de Estudios	Ana Gabriela González del Río
RP de Permanencia Escolar	

Firma			

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3.5.5   Por expulsión de la universidad.

3.5.6  Por bajo o irregular desempeño académico.

5.5.6.1 	Más del 50% de los créditos del 1° trimestre no promovidos.

5.5.6.2 	100% de las asignaturas del 2° trimestre no acreditadas.

5.5.6.3 	Examen especial NA en una asignatura que ha sido cursada por segunda ocasión.

3.6  El Comprobante de Reinscripción se integra al archivo escolar de Unidad como evidencia de trámite concluido y para cualquier aclaración posterior. La validez de este documento se sustenta en las firmas de conformidad de ambas partes (alumno y RTU), en caso de existir algún cambio, en las actividades académicas del alumno, se reprocesa el documento. En los casos de los alumnos que se reinscriben utilizando  un  medio  alternativo,  para  concluir  con  su  trámite  de  reinscripción  tienen  el  deber  de entregar el comprobante de reinscripción debidamente firmado a más tardar la primer semana de inicio de clases en el departamento de Administración Escolar, de no ser así, el alumno quedará sujeto a la carga académica registrada en SASE, la cual se tomará como válida en caso de reclamo.

3.7 		El  comprobante  de  pago  por  concepto  de  reinscripción,  por  sí  solo,  no  es  evidencia  de  haber concluido el trámite. Para cualquier aclaración, solo se acepta el comprobante de Reinscripción.

3.8  Procedencia de las concesiones de servicio no conforme.

3.8.1 	Las concesiones por concepto de adeudo de cuotas escolares las otorga, en su caso, el RP de Ingresos  de acuerdo  a las políticas  de operación  de ese proceso  y se aplican  mediante  la interacción de los sistemas SIP y SASE.

3.8.2 	Las concesiones por concepto de adeudo de documentos de ingreso las otorga, en su caso, el RP de Admisión de acuerdo a las políticas de operación de ese proceso y se aplican mediante el sistema SASE.

3.8.3 	Por otro concepto y causa justificada, mediante análisis y autorización de acuerdo suscrito entre el  Director  de  Unidad  y  el  Director  de  Administración  Escolar  a  propuesta  del  personal responsable de dar seguimiento a las actividades del proceso.

3.9  Se considera reinscripción extemporánea todo trámite realizado después de haber concluido el periodo establecido  para  ello,  o  a  partir  del  primer  día  de  clases  del  trimestre.  Estos  casos,  por  medidas administrativas, se encuentran sujetos al pago de una cuota extraordinaria. (Ref. 11.2. Art. 69, fracc. IV).

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4. Diagrama de flujo.

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5. Desarrollo.

SECUENCIA DE ETAPAS	
ACTIVIDAD	
RESP	

1.  Trámite mediante interfaz  de alumno.	
1.1 Atienda la solicitud de reinscripción del alumno. a) Si. Pase al punto 1.3 y/o 2.1
b) No. Pase al punto 1.5

1.2 La interfaz de usuario del alumno en SASE está disponible y el interesado quiere realizar el trámite personalmente por la intranet?

a)  Si. Pase al punto 1.3. b)  No. Pase al punto 2.1
1.3 Instale al alumno en una computadora de la red.

1.4 Informe de las siguientes instrucciones de acceso y operación del sistema en caso necesario para que el alumno realice su trámite personalmente.

Accese al sistema.
Teclee matrícula el alumno. Teclee contraseña de acceso. Seleccione trimestre de reinscripción.
Seleccione   grupos   de   asignaturas:   básicas,   optativas   y   cursos ofertados  de  acuerdo  a  su  plan  de  estudio,  avance  académico, disponibilidad de horario y cupo.
Guarde asignaturas-grupos seleccionados.

1.5 El SASE le permite continuar con su trámite por cumplir con requisitos normativos registrados en sistema?

a) Si.
El sistema permite continuar con el trámite. Pasa al punto 1.6

b) No.
El sistema no permite realizar la reinscripción.
Informe al interesado que continúe su trámite por ventanilla. Pase al punto 2.1.

1.6 Reciba (en forma electrónica por sistema) la Solicitud de Reinscripción.
(Ref. 12.1).

1.7 En caso necesario, dé seguimiento a las operaciones realizadas por el alumno.

1.8  Reciba   el  Comprobante   de  Reinscripción   impreso   en  sistema   por duplicado (Ref. 12.2).

1.9 Revise la idoneidad del documento en cuanto a contenido y legibilidad. En caso necesario indique al alumno que reprocese el trámite.

1.10  Verifique  la  conformidad  del  alumno  sobre  los  datos  impresos  en  el comprobante.

1.11 Valide por duplicado el Comprobante de Reinscripción con su firma y con la firma de conformidad del alumno.

1.12 Resguarde el Comprobante de Reinscripción en el archivo escolar de
Unidad para cualquier aclaración futura.

1.13 Entregue copia al alumno y explíquele para que sirve y de la importancia que significa conservarlo. Fin.	

RTU

RTU	

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SECUENCIA DE ETAPAS	
ACTIVIDAD	
RESP	

2. Trámite por ventanilla de servicio.	
2.1 Atienda la solicitud de reinscripción del alumno.

2.2  Ingrese  al Módulo  de Reinscripciones  y con  la  matrícula  verifique  si  el alumno cumple requisitos:

2.3 Sistema liberado por cumplimiento de requisitos?

2.3.1 Si. Pase al punto 2.4

2.3.2 No. Pase al punto 2.10

2.4 Si dispone de alguna evidencia de incumplimiento de requisitos que no se indique  en  sistema  pase  al  2.3.2,  en  caso  contrario  proceda  con  el trámite.

2.4.1 Pregunte por grupo y turno de preferencia

2.4.2 Verifique posibilidad de atender expectativas de acuerdo a la oferta educativa, grupo y turno disponible.

2.4.3 Resuelva diferencias en su caso.

2.5 Registre en sistema, cada asignatura-grupo de las actividades académicas del trimestre.

2.6  Imprima  comprobante  de  reinscripción  (Ref.  12.2),  con  datos  sobre  la carga académica del período.

2.4.6  Revise  la  idoneidad  del  documento  en  cuanto  a  contenido  y legibilidad.

2.4.7 Verifique la conformidad del alumno sobre los datos impresos en el comprobante.

2.7   Valide por duplicado el Comprobante de Reinscripción con su firma y con la firma de conformidad del alumno.

2.8   Resguarde el Comprobante de Reinscripción en el archivo escolar de
Unidad para cualquier aclaración futura.

2.9   Entregue copia al alumno y le explica para que sirve el comprobante y la importancia que significa conservarlo. Fin.

2.10 Informa al alumno del problema y lo turna al JDAE.	

RTU

RTU	
	
2.1.1 Analiza causas y posibilidad de solución, otorga o gestiona concesión.

2.12 Problema resuelto o concesión otorgada?

a) Si. Pase al punto 2.3

b) No. Informa al estudiante de la improcedencia del trámite. Fin.	

JDAE	

.

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6.   Responsabilidad y autoridad.

6.1 RTU.

Conforme a lo establecido en este instructivo.  Rechazar trámites que no cumplan con requisitos Revisar y, en su caso, actualizar registros físicos y electrónicos cuando se trate de corrección o reproceso de trámite.

Participar en la formulación del plan de acción y análisis de causas para acción correctiva. Asegurar la impresión, validación y resguardo del Comprobante de Reinscripción.

6.2 JDAE.

De acuerdo al punto 6 del Procedimiento de Reinscripción (Ref. 11.4).

7. Registros.

Identificación	
Almacenamiento	
Protección	
Recuperación	
Tiempo de retención y disposición	

Solicitud de
Reinscripción.

(PE-FO-01).	
En el sistema informático escolar Módulo de Permanencia.	
JDSE	
RTU, JDAE, JDSE.	
Indefinido	

Comprobante  de
Reinscripción
(PE-FO-02).	
Expediente del alumno ó archivo escolar de Unidad.	
RTU	
JDAE, RTD, JDCE.	
Hasta la expedición del certificado de estudios.	

Matrícula trimestral 	con horarios y carga académica.	
En el sistema informático escolar Módulo de Permanencia.	
JDSE	
Unidad:

RTU y JDAE. Institucional: JDCE y DAE.	
Indefinido	

8. Control de documentos de origen externo.

No aplica.
9. Definiciones.

9.1.  Reinscripción. Acto de registrar a un alumno en la matrícula trimestral, a solicitud expresa del alumno, previo cumplimiento de los requisitos establecidos por la universidad.

9.2.  Comprobante  de  Reinscripción.  Registro  en  papel  oficialmente  aceptado  como  evidencia  de  haber concluido el trámite de reinscripción, contiene la distribución de actividades académicas a cursar en el trimestre.  Se  debe  presentar  para  cualquier  aclaración  solicitada  por  alumnos  para  su  rectificación  o ratificación de horarios, grupo asignado o actualización de listas de asistencia.

9.3.  Matrícula  trimestral.  Alumnos  registrados  para  cursar  estudios  de  la  oferta  educativa  trimestral.  Se caracterizan por haber realizado su trámite y cumplir con los requisitos establecidos.

9.4. JDAE. Jefe de Departamento de Administración Escolar de Unidad.

9.5. RTU. Responsable de Trámite de Unidad.

9.6. RTD. Responsable de trámite de la Dirección de Administración Escolar.

9.7. JDCE. Jefe de Departamento de Certificación de Estudios.

9.8. JDCD. Jefe de Departamento de Control Documental.

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9.9. JDSE. Jefe de Departamento de Sistemas Escolares.

9.10.  DAE. Director de Administración Escolar.

9.11.  RP. Responsable de Proceso.

9.12.  SASE. Sistema de Administración y Seguimiento Escolar.

9.13.  Solicitud Reinscripción. Interfase (formulario) de sistema para registro de de la matrícula trimestral.

9.14.  Comprobante  de Reinscripción.  Documento  que se utiliza para verificar  el status de reinscripción, contiene la distribución de actividades académicas a cursar en el trimestre y fecha de realización del trámite.

9.15.  Lista de Inscritos. Documento generado por el sistema SASE con el fin de identificar la matrícula válida de un grupo asignatura para los cursos del trimestre. Las anotaciones que pudieran realizarse en ese documento  en  torno  al  control  de  asistencia  y  desempeño  académico  de  los  alumnos  son  para referencia y uso del propio profesor.

9.16.  Grupo Asignatura. Cohorte de alumnos que inician juntos un curso de la oferta educativa trimestral con el mismo profesor, aula y horario. (No necesariamente coinciden en los demás cursos del trimestre).
9.17.   Medio Alternativo. Manera opcional a la forma habitual de realizar el trámite de reinscripción a citar:
ventanilla a través de RTU o en computadora asignada por personal de la JDAE en la Unidad, utilizando la tecnología informática en línea, no de SASE.

10. Control de cambios.

No. de	
Fechas de	
Descripción de cambios en el documento	
Versión	
Autorización	
Implementación		

1	
02/12/2009	
07/12/2009	
El  cambio  principal  ha  sido  renombrar  el  documento lista   de   asistencia   y   actualizar   todo   el   texto   de referencia, 	además, 	queda 	como 	documento 	no controlado.  Su  nuevo  nombre  es  “Lista  de  Inscritos”  y su propósito se describe ampliamente en el punto 9 de este procedimiento correspondiente a definiciones.

En esta nueva versión se actualiza el orden temático de acuerdo  a  la  nueva  estructura  del  nuevo  procedimiento de control de documentos.	
2	30/03/2012	09/04/2012	Se   precisaron   las   políticas   de   operación   3.1   y   3.6 particularmente 	por 	el   nuevo 	medio 	alternativo 	de reinscripción 	(Internet). 	En  consecuencia  se  actualizó el  diagrama  de  flujo  (apartado  4)  y  el  desarrollo  de diagrama (apartado 5); así mismo, se incluyó la definición de Medio Alternativo (9.17), y se actualizó el apartado 11 de referencias, se elimina el apartado 12 de anexos dado que la estructura de las instrucciones de trabajo ya no lo contemplan.	
3	11-10-2013	11-10-2013	Se complementa la política 3.6 de este instructivo. 	

11.  Referencias.

11.1.  Calendario Escolar.

11.2.  Reglamento Escolar.

11.3.  Procedimiento de Inscripción (AL-PR-02).

11.4.   Procedimiento de Reinscripción (PE-PR-01).

11.5.   Solicitud de Reinscripción (PE-FO-01) Interfaz sistema.

11.6.   Comprobante de Reinscripción (PE-FO-02).